Nguyên tắc cách lưu chứng từ mà đa số kế toán nên làm:

Nghiệp vụ phát sinh tại thời điểm nào thì lưu toàn bộ chứng từ phát sinh của nghiệp vụ đó vào 1 chỗ (tức có 1 chứng từ ghi sổ và kèm theo toàn bộ chứng từ gốc). Tức là chúng ta mở file để lưu chứng từ theo tên của chứng từ ghi sổ (Ví dụ file tên Phiếu chi, File tên Phiếu thu, File Tên Phiếu kế toán phải thu, File tên Phiếu kế toán phải trả, File Phiếu nhập kho, File Phiếu xuất kho, File kế toán khác… Mỗi 1 tháng là 1 file, 12 tháng là 12 file).

Lưu chứng từ kế toán là 1 khâu cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu không làm tốt khâu này thì sau này vấn đề tìm kiếm đối chiếu số liệu giữa sổ và chứng từ rất khó, bên cạnh đó còn phải tìm chứng từ để phục vụ cho cơ quan thuế và phục vụ cho đoàn kiểm toán nữa. Vậy vấn đề lưu chứng từ là mỗi đơn vị có cách lưu khác nhau, không có đơn vị nào lưu giống đơn vị nào cả. Dưới đây là một cách lưu chứng từ để các bạn tham khảo và áp dụng khi đi làm.

✿✿CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:

- 12 file Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT đầu ra và biên bản bàn giao hàng hóa, kèm theo các chứng từ liên quan khác (Phiếu đề nghị hoàn ứng, Biên bản gópvốn)

- 12 file Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào (nhớ là kẹp hóa đơn photo), Biên bản bàn giao, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán,CMND và các chứng từ liên quan khác

- File ngân hàng riêng cho từng ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng của từng ngân hàng để trước , sau đó là các Giấy báo nợ và báo có của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc bảng photo (ví dụ hóa đơn mua tài chính đầu vào) hoặc bảng gốc để giải thích cho từng nghiệp vụ ngân hàng

-12 file Phiếu nhập kho (hàng hóa hoặc thành phẩm ): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa (nhớ là kẹp hóa đơn photo), kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng kinh tế (nếu phát sinh 1 lần nếu có hoặc đơn đặt hàng, bảng báo giá…)

- 12 file Phiếu xuất kho (hàng hóa hoặc thành phẩm): kẹp với hóa đơn bán ra liên 2, nhớ là kèm theo biên bản bàn giao hàng hóa

-12 file nhập kho nguyên vật liệu: Kẹp phiếu nhập kho nguyên vật liệu chung với hóa đơn tài chính mua vào, biên bản bàn giao và hợp đồng kinh tế nếu phát sinh 1 lần hoặc đơn đặt hàng

-Nếu Cty có xuất nhập khẩu thì lưu 12 file là Tờ khai hải quan nhập hàng có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như phiếu nhập kho hoặc hợp đồng…) và 12 file bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu có đánh REF đến chứng từ khác có liên quan (ví dụ như hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao..) để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.

-1 File lưu thẻ tài sản cố định kèm theo các chứng từ gốc (tức là chứng từ ký sống) hình thành nên tài sản đó. Nhớ là mỗi tài sản là 1 thẻ tài sản cố định.

-File bảng lương (12 bảng lương): kèm theo bảng lương là bảng chấm công. Phiếu tính tiền lương của từng người có chữ ký. Đồng thời file tính tiền thưởng (kèm theo các quyết định khen thưởng…)

- File Bảng phân bổ chi phí trả trước thiết kế làm sao có cột số chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ sau này (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)

- File bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định (Gồm 12 bảng cho 12 tháng hoặc làm 1 bảng phân bổ gồm 12 cột từ tháng 1 đến tháng 12)

- Phiếu kế toán khác.

-1 File lưu bảng gốc hóa đơn mua vào và bán ra trùng với tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý để thuận tiện cho việc phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế sau này

Lưu ý: cách sắp chứng từ là CHỨNG TỪ NÀO KẾ TOÁN LẬP (tức là chứng từ dùng để ghi sổ sắp trước, sau đó là kẹp các chứng từ gốc) được sắp trước , tiếp theo là các chứng từ gốc để giải thích