PRINCIPLES OF DOCUMENT STORAGE

15:01:4727/05/2021

In saving documents, there are no standards or principles at all. But saving it correctly and making it easy to find is something that gives accountants a headache every day. CPA has collected the following tips, hoping to help accountants work more smoothly.

Principles of how to save documents that most accountants should follow:
At any time a transaction occurs, save all documents arising from that transaction in one place (ie there is 1 recording document and all original documents attached). That is, we open the file to save the document according to the name of the recording document (For example, file named Payment Voucher, File named Receipt Voucher, File named Receivable Accounting Voucher, File named Payable Accounting Voucher, File named Warehouse Receipt Voucher). , Warehouse Delivery Note File, Other accounting files... Each month is 1 file, every 12 months is 12 files).
Saving accounting documents is an extremely important step, because if you do not do this step well, later on, finding and comparing data between books and documents will be very difficult, and you will also have to find documents to restore them. Serving the tax authorities and serving the audit team. So the problem of saving documents is that each unit has a different way of saving, no unit saves the same. Below is a way to save documents for your reference and application when going to work.
✿✿HOW TO SAVE ACCOUNTING DOCUMENTS:
- 12 Receipt files: sandwiched with copy 3 of the output VAT invoice and goods handover record, accompanied by other related documents (Reimbursement request form, Capital contribution record)
- 12 files: Payment slip: clip with purchase invoice (remember to clip photo of invoice), Handover record, deposit slip into bank account, advance request, Payment request form, ID card and other documents other related
- Separate bank file for each bank: The bank subsidiary book of each bank is placed first, followed by the bank's Debit and Credit Notices accompanied by photocopied original documents (for example, financial purchase invoices). input) or original table to explain each banking operation
-12 files of warehouse receipt (goods or finished products): clip with the purchase invoice of the goods (remember to clip the photocopy of the invoice), accompanied by the goods handover record, economic contract (if any arises). times if any or orders, price quotes...)
- 12 files of delivery note (goods or finished products): attached to the 2nd copy of the sales invoice, remember to include the goods handover record
-12 files for warehousing of raw materials: Clip the receipt for warehousing of raw materials together with the purchase financial invoice, handover record and economic contract if it arises once or for an order.
-If the company has import and export, save 12 files as the import customs declaration with REF to other relevant documents (for example, warehouse receipt or contract...) and 12 files of export customs documents. Type REF to other relevant documents (eg contract, delivery note, handover record...) to facilitate future checking and comparison.
-1 File stores the fixed asset card along with the original documents (i.e. live signed documents) that form that asset. Remember that each asset is a fixed asset card.
-Payroll file (12 payrolls): attached to the payroll is the timesheet. Salary calculation slip of each person with signature. At the same time, the bonus calculation file (accompanied by reward decisions...)
- The Prepaid Expense Allocation Table file is designed to have a column of document numbers to facilitate future document lookup (Includes 12 tables for 12 months or make 1 allocation table with 12 columns from January to December )
- Fixed asset depreciation allocation table file (Includes 12 tables for 12 months or make 1 allocation table with 12 columns from January to December)
- Other accounting slips.
-1 File to save original purchase and sale invoices to coincide with monthly or quarterly VAT declarations to facilitate future tax audits and inspections
Note: the way the documents are arranged is that the DOCUMENTS THAT THE ACCOUNTANT MADE (i.e. the documents used to record books are arranged first, then the original documents are clamped) are arranged first, followed by the original documents for explanation.

 

Tin cùng chuyên mục

HỘI THẢO ONLINE: PHÂN TÍCH CHUYÊN SÂU NGHỊ ĐỊNH 68/2026/NĐ-CP VỀ QUẢN LÝ THUẾ HỘ KINH DOANH VÀ CÁ NHÂN KINH DOANH

HỘI THẢO ONLINE: PHÂN TÍCH CHUYÊN SÂU NGHỊ ĐỊNH 68/2026/NĐ-CP VỀ QUẢN LÝ THUẾ HỘ KINH DOANH VÀ CÁ NHÂN KINH DOANH

Ngày 05/03/2026, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định 68/2026/NĐ-CP, thay thế và bổ sung nhiều quy...
28/03/2026
CHỦ DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐƯỢC BỎ QUA NHỮNG VIỆC NÀY SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

CHỦ DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐƯỢC BỎ QUA NHỮNG VIỆC NÀY SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Khi mới thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng có đăng ký kinh doanh là được. Nhưng...
24/03/2026
DỊCH VỤ KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH TRỌN GÓI: AN TÂM VẬN HÀNH – TỐI ƯU NGHĨA VỤ THUẾ

DỊCH VỤ KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH TRỌN GÓI: AN TÂM VẬN HÀNH – TỐI ƯU NGHĨA VỤ THUẾ

Trong bối cảnh siết chặt quản lý thuế theo Thông tư 88 và quy định bắt buộc về Hóa đơn điện tử,...
24/03/2026
LƯU Ý QUAN TRỌNG TRONG NGHỊ ĐỊNH 68/2026/NĐ-CP: BƯỚC NGOẶT MỚI CHO HỘ KINH DOANH 2026

LƯU Ý QUAN TRỌNG TRONG NGHỊ ĐỊNH 68/2026/NĐ-CP: BƯỚC NGOẶT MỚI CHO HỘ KINH DOANH 2026

Nghị định 68/2026/NĐ-CP ban hành ngày 05/03/2026 được xem là một trong những thay đổi pháp lý lớn nhất...
14/03/2026
TỔNG HỢP GIẢI ĐÁP CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG THEO NGHỊ ĐỊNH 320/2025/NĐ-CP & LUẬT BHXH 2024

TỔNG HỢP GIẢI ĐÁP CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG THEO NGHỊ ĐỊNH 320/2025/NĐ-CP & LUẬT BHXH 2024

Kỳ quyết toán thuế 2025 và lộ trình vận hành năm 2026 đang đặt ra những thách thức chưa từng có cho...
05/03/2026
NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP NĂM 2026

NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP NĂM 2026

Chúc mừng bạn đã chính thức khởi nghiệp! Cầm trên tay Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN...
05/03/2026
BẠN MỞ CÔNG TY ĐỂ KINH DOANH, HAY ĐỂ ĐAU ĐẦU VÌ KẾ TOÁN?

BẠN MỞ CÔNG TY ĐỂ KINH DOANH, HAY ĐỂ ĐAU ĐẦU VÌ KẾ TOÁN?

Có một sự thật là: 90% chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu khởi nghiệp vì đam mê sản phẩm, dịch vụ......
02/03/2026
5 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI THUÊ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH

5 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI THUÊ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH

Đối với doanh nghiệp nhỏ, kế toán không chỉ là người ghi chép sổ sách mà còn đóng vai trò quan...
02/03/2026
Cập nhật chính sách Thuế mới ảnh hưởng đến doanh nghiệp Năm 2026

Cập nhật chính sách Thuế mới ảnh hưởng đến doanh nghiệp Năm 2026

Năm 2026 đánh dấu một bước ngoặt lớn trong hệ thống quản lý thuế tại Việt Nam với hàng loạt thay...
27/02/2026
DỊCH VỤ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP NÀO BẮT BUỘC KIỂM TOÁN?

DỊCH VỤ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP NÀO BẮT BUỘC KIỂM TOÁN?

 Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính là gì? Doanh nghiệp nào bắt buộc kiểm toán? Trong bối cảnh yêu...
18/12/2025
REGISTER FOR WORKERSREGISTER OF RECRUITMENT
Most Viewed News
ESTABLISHING A BUSINESS AT CPA HCM
31/10/2023
CPA HCM Audit & Advisory Company Limited not only...
FOR THE FIRST TIME SIU STUDENTS LEARN FORMAL ACCOUNTING PRACTICE IN A BUSINESS ENVIRONMENT
05/04/2024
CPA HCM AUDIT & CONSULTING COMPANY LIMITED is...
SHORT THE ROAD TO SUCCESS WITH THE COURSE "GENERAL ACCOUNTING"
08/05/2024
You have accounting knowledge but feel it is not...
CPA HCM ACADEMY Academy of Practical Accounting Training
17/05/2024
Give Quality, Receive Trust.
19000380