CPA HCM hướng dẫn quý khách hàng xử lý các sai sót hoá đơn điện tử có mã CQT theo nghị định 123 qua bài viết dưới đây!

CÁC TRƯỜNG HỢP SAI SÓT

· Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

Hướng dẫn xử lý:

- Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, gọi tắt là 04/SS-HĐĐT) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới sau đó ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.

- Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

Lưu ý:

Người bán lựa chọn Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có mai sót hoặc thông báo việc điều Chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

· Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.

Hướng dẫn xử lý:

- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

- Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

Lưu ý:

- Người bán không phải lập lại hóa đơn.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Người bán lựa chọn Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

· Trường hợp 3: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện từ không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Hướng dẫn xử lý:

Tùy vào thỏa thuận, NTT lựa chọn xử lý theo 2 cách dưới đây:

Cách 1: lập hóa đơn điều chỉnh

- Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hỏa đơn đã lập có sai sót, sau đó ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày… tháng năm”.

- Bước 2: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

- Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế). 

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

- Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bản lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày tháng, năm”

- Bước 2: Gửi lại hóa đơn dùng cho người mua

- Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

Lưu ý:

- Theo điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, NNT gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, tùy cơ quan thuế sẽ không yêu cầu gửi ở trường hợp này, NNT cần hỏi lại để xác định

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế (theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

· Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót.

Hướng dẫn xử lý:

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo).

- Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

· Trường hợp 5: Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót.

Hướng dẫn xử lý:

- Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

- Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Bước 3: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn đã lập có sai sót theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính).

Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế đã lập hoặc (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày… tháng…. năm" - Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử thay thế cho người mua.

Lưu ý:

Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót trường hợp này được quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

LƯU Ý: Hiện nay một số chi cục thuế yêu cầu phải gửi 4/SS-HĐĐT lên và được duyệt mới được phép Hủy/thay thế/điều chỉnh, Anh/Chị liên hệ cán bộ thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh Trường hợp khó xác định do tình huống phức tạp, Anh/Chị liên hệ cán bộ thuế địa phương hoặc chuyên viên CPA HCM để được hướng dẫn cụ thể.