Kỳ quyết toán thuế 2025 và lộ trình vận hành năm 2026 đang đặt ra những thách thức chưa từng có cho doanh nghiệp khi khung pháp lý về Thuế và Bảo hiểm xã hội có những thay đổi trọng yếu. Tại buổi Webinar chuyên sâu ngày 21/01/2026, đội ngũ chuyên gia của CPA HCM đã trực tiếp tháo gỡ những "nút thắt" rủi ro nhất hiện nay.

Chúng tôi xin tổng hợp lại 4 nhóm vấn đề cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro xuất toán chi phí và đảm bảo tính tuân thủ bền vững.

1. Ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng: "Vùng đỏ" mới trong quyết toán Thuế TNDN

Điểm thay đổi mang tính bước ngoặt tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP chính là việc hạ mức giới hạn thanh toán không dùng tiền mặt.

• Quy định bắt buộc: Mọi khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT nếu có) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Rủi ro hiện hữu: Việc chi trả bằng tiền mặt vượt ngưỡng này sẽ dẫn đến việc toàn bộ khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN năm 2025 và 2026.
• Lưu ý về tài khoản thụ hưởng: Tuyệt đối không chi trả lương qua tài khoản cá nhân của bên thứ ba (vợ/chồng, người thân của người lao động). Việc không đồng nhất giữa hồ sơ lao động và chứng từ thanh toán là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc bị loại chi phí khi thanh tra thuế.

2. Căn cứ đóng BHXH theo Luật mới: Những thay đổi trọng yếu từ 01/07/2025

Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã siết chặt khung pháp lý về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.

• Tiền chuyên cần & Thưởng hiệu suất: Các khoản thu nhập biến động theo năng suất, kết quả làm việc và không mang tính chất cố định hàng tháng sẽ không tính vào căn cứ đóng BHXH.
• Phụ cấp xăng xe, điện thoại, nhà ở: Các khoản này không tính đóng BHXH nếu đáp ứng 02 điều kiện: (1) Được quy định cụ thể mức hưởng trong quy chế/hợp đồng; (2) Thực chất là hỗ trợ chi phí phục vụ công việc, không phải tiền lương biến tướng.
• Nhân sự làm việc không trọn thời gian: Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng BHXH nếu mức lương tháng bằng hoặc cao hơn Mức tham chiếu (hiện là 2.340.000 đồng). Căn cứ đóng sẽ dựa trên đơn giá lương giờ nhân với số giờ làm việc thực tế.

3. Quản trị chi phí nhân sự cấp cao & Giám đốc doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc hạch toán chi phí cho lãnh đạo và chuyên gia nước ngoài:

• Chủ doanh nghiệp TNHH MTV (Cá nhân): Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được hạch toán là chi phí hợp lý.
• Giám đốc làm việc tại nhiều nơi: * Đóng BHXH và BHTN tại nơi ký hợp đồng lao động đầu tiên.
• Đóng BHYT tại nơi có mức tiền lương cao nhất.
• Đóng Bảo hiểm TNLĐ-BNN theo từng hợp đồng lao động cụ thể.

4. Kiện toàn bộ hồ sơ giải trình trước cơ quan Thuế

Để bảo vệ chi phí tiền lương, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng hệ thống hồ sơ minh bạch bao gồm:

1. Hệ thống quy chế: Hợp đồng lao động, Thang bảng lương, Quy chế thưởng và phụ cấp.
2. Hệ thống theo dõi: Bảng chấm công, Bảng tính lương (phải ghi rõ điều kiện hưởng thưởng/KPI để hợp lệ hóa chi phí).
3. Hệ thống chứng từ: Chứng từ chuyển khoản ngân hàng đồng nhất với danh sách lương; Chứng từ nộp BHXH và Thuế TNCN đúng thời hạn.

Cảnh báo từ chuyên gia CPA HCM: Mọi khoản chi phí tiền lương đã hạch toán nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà chưa thực chi sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Hiểu được sự lo ngại của quý doanh nghiệp trước những thay đổi dồn dập của chính sách, CPA HCM cung cấp các gói dịch vụ chuyên sâu nhằm "sức khỏe hóa" hệ thống tài chính:

• Tư vấn cấu trúc bảng lương tối ưu: Cân bằng giữa quyền lợi người lao động và chi phí doanh nghiệp.
• Rà soát rủi ro thuế - bảo hiểm: Soát xét hồ sơ trước kỳ thanh tra, kiểm tra.
• Thiết lập ban đầu hệ thống kế toán: Dành cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang chuyển đổi mô hình kinh doanh.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm thực chiến, CPA HCM cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào tăng trưởng kinh doanh.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ:

• Phòng Phát triển Khách hàng CPA HCM
• Hotline: 1900 0380

Trọn bộ câu hỏi và giải đáp trong hội thảo online ngày 21/1/2026 tại đây: LINK